第一章 总  则

第一条  为了加强广东省暨南大学教育发展基金会（以下简称“基金会”）档案的科学管理，充分发挥档案在基金会管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》等有关法规的精神，结合基金会具体情况，制定本办法。

第二条  档案工作的管理原则是：统一领导，专项管理，确保各类档案的完整与安全，实现档案的综合管理和有效利用。

第二章 档案管理机构

第三条  档案管理机构的基本任务：

（一）基金会项目部作为档案管理机构归口负责机构，指派专人做好各类档案的收集、整理和归档工作；

（二）各种门类和载体的档案和资料统一专柜放置、集中管理；

（三）定期对档案资料进行整理和维护工作，并按规定做好档案的移交工作；

（四）严格执行国家保密制度，维护档案的完整与安全；

（五）完成领导交办的其它有关档案业务的工作。

第三章  档案资料的归档

第四条档案资料的归档范围和要求：

（一）归档的文件材料要求完整、齐全、准确并注意区分不同价值分类整理、立卷。归档的文件材料按类别立卷，以年度为线索。对于项目金额大于500万的项目，应独立建档。归档材料应妥善管理，严防丢失、毁损。

(二）归档范围：上级主管部门印发、本基金会制发或工作中形成的，具有参考价值的行政档案、财务档案、项目档案等各种材料。

第五条行政档案

1.登记管理机关和业务主管单位下发的与本基金会有关的决定、条例、规定、税务登记证、法人登记证、批复、通知等；

2.本基金会向登记管理机关和业务主管单位提出的各项申请、报告；

3.本基金会的章程和各项管理制度；

4.本基金会的工作计划、总结、年度工作报告、请示、批复、会议记录、理事会纪要及与有关单位和个人签订的合同、协议等；

5.本基金会理事会成员和工作人员基本情况，变更登记和备案表；

6.本基金会职工工资、福利及工作人员任免、聘用、考核、奖励、处分、辞职、辞退的相关文件材料；

7.本基金会的大事记及反映本基金会重要活动的简报、声像材料、荣誉证书，有纪念意义和凭证性的实物材料；

8.其他具有保存价值的文件材料等。

第六条财务档案

1.本基金会的会计预算、决算统计报表、资产负债表和财务报告；

2.本基金会在民政厅登记的年检报告、会计师事务所审计报告等财务相关报告；

3. 基金会日常支出财务报销凭证、账目、审批手续及报表；

4. 捐赠收据等入账单据；

5.其他具有保存价值的文件材料等。

第七条项目档案

1.项目捐赠材料，包括捐赠协议、知情告知书等

2.项目用款的必要材料，包括基金项目管理办法、基金项目立项表、项目合同书、支出凭单、申请表等

3.项目用款的辅助材料，包括用款过程中产生的各类辅证用款正当性、合理性的材料

4.项目总结材料，包括中期报告以及结题报告等

5.其他具有保存价值的文件材料等。

第四章 档案的借阅和管理

   第五条、档案借阅办法：

  （一）凡借阅档案，需经主管领导批准，严格履行借阅、归还登记手续。

（二）查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注，未经批准，不准复制档案。

（三）外单位人员借阅档案，应持所在单位介绍信，经基金会主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

第五章  附  则

第六条  本办法由广东省暨南大学教育发展基金会负责解释。

第七条  本办法自公布之日起执行。

 广东省暨南大学教育发展基金会

                                          2023年7月9日