第一章  工作职责

广东省暨南大学教育发展基金会秘书处是基金会的常设办公机构，在基金会理事会的领导下，负责基金会的日常事务。基金会秘书处下设行政部、拓展部、财务部、项目部和媒体部五个部门。

一、秘书处设秘书长1人、副秘书长若干人，主要职责如下：

（一）主持开展日常工作，组织实施理事会决议；

（二）组织实施基金会年度慈善活动计划；

（三）拟订资金的筹集、管理和使用计划；

（四）拟订基金会的内部管理规章制度，报理事会审批；

（五）协调各机构开展工作；

（六）提议聘任或解聘副秘书长以及财务负责人，由理事会决定；

（七）提议聘任或解聘各机构主要负责人，由理事会决定；

（八）决定各机构专职工作人员聘用；

（九）章程和理事会赋予的其他职权。    

秘书处日常工作由基金会秘书长负责，秘书长行使基金会《章程》规定的职权，副秘书长协助秘书长开展工作。秘书处具体日常工作分别由行政部、拓展部、财务部、项目部四个办事机构承担。

二、行政部设部长、副部长若干人，主要职责如下：

（一）制定基金会年度工作计划、编制年度工作报告以及起草各类文件文稿和领导重要讲话；

（二）负责基金会理事会、理事长办公会的具体组织工作，编印会议纪要，督促、协调会议决定及其他重要决策的贯彻落实；

（三）负责基金会的内部协调以及基金会与学校各部门、各单位的协调工作和其它事宜；

（四）负责组织基金会大型活动和重要仪式，以及日常来宾接待工作；

（五）开展对外联络，扩大对外宣传，多渠道募集资金；

（六）负责基金会印章保管、使用和各类档案的管理工作；

（七）负责基金会的信息、统计工作；编写基金会大事记；

（八）负责学生志愿者管理工作；

（九）负责基金会网站的建设和日常维护；

（十）按照《基金会信息公布办法》的规定，定期向社会公布基金会有关信息；

（十一）管理基金会内务，包括固定资产及办公物品的配备和管理，报刊的征订，信函的收发，办公场所的维护，车辆的管理等；

（十二）完成基金会领导交办的其他工作。

三、财务部设部长、副部长若干人，主要职责如下：

（一）拟定基金会财务管理办法和内部会计监督制度；

（二）负责基金会日常财务会计、出纳工作。办理各类捐赠款（物）的托收手续，做好每一笔款项的存款和转帐等工作；做到账目清楚、准确无误，保证各笔资金和各项基金的管理与使用符合财务制度的规定；保证各类基金会计档案合法、真实、完整、准确；

（三）编制基金会上年度经费收支决算和本年度经费收支计划；

（四）编制基金会财务会计报告及各类财务报表，编制基金会年度财产清册；

（五）根据章程规定，按照理事会决议要求，合法、安全、高效地运作资金，实现资金的保值增值；

（六）完成基金会领导交办的其他工作；

（七）配合做好基金会接受上级管理部门实施的定期审计、年检和评估工作。

四、项目部设部长、副部长若干人，主要职责如下：

（一）负责起草基金项目的合作协议、管理办法等有关文稿；

（二）负责基金项目的规划、洽谈、考察论证和审批立项工作；

（三）负责基金项目的具体组织实施，包括协助学校有关部门做好奖学、奖教、助学金的评定和发放工作，以及落实支持学校建设和发展的其他公益支出项目；

（四）负责管理基金项目的运作，监督基金项目的实施情况，努力提高基金使用效益；

（五）健全捐赠档案管理，做好基金会捐资助学等各类信息统计工作；

（六）负责开展教育、培训、咨询等工作；

（七）负责开展与捐赠方、受捐方的接洽、联谊活动；

（八）完成基金会领导交办的其他工作。

五、拓展部设部长、副部长若干人，主要职责如下：

（一）拓展与社会各界合作交流渠道，创造条件开展多种形式的交流、合作与共建，为学校的教学、科研、人才培养创造合作条件。

（二）挖掘各种社会资源，组织开展筹集资金工作，支持学校事业发展，积极探索社会各界及校友支持学校发展的新形式、新途径。

（三）做好基金会日常工作，基金会的项目组织、跟踪以及规范和管理工作，探索筹资渠道，落实接受捐赠的各类事项。

（四）不断完善校友网与校友数据库系统，及时更新维护校友工作网站，完善校友间的互动平台，激活校友信息库，做好各项数据统计、评比工作。收集、保管好有关校友重要资料，方便校友的互动联系。

（五）规划部门发展方向，逐步建立相关的政策和规章制度，并不断完善，做好日常工作（各类文档、协议、总结等整理与归档）。

（六）做好校史馆讲解以及志愿者和讲解队的指导工作。

（七）完成领导交办的其它工作。

六、媒体部设部长、副部长若干人，主要职责如下：

（一）负责对外联络处整体宣传，负责品牌形象的建设规划与宣传推广传播。

（二）运营处对外宣传平台“暨南大学校友会”公众号、视频号、抖音号，“暨南大学教育发展基金会”公众号等，策划与生产优质、有传播性的内容。

（三）负责处各类线下线上活动的宣传推广，并参与活动筹备。

（四）编辑发行《暨南校友》刊物及其他专题刊物。

（五）策划制作处各类宣传视频。

（六）规划制作处各类文创礼品、活动宣传品。

（七）挖掘及维护优质媒体资源，建立并维护对外网络媒体，实施对外传播。

第二章  考核

一、基金会每年对秘书处专职员工进行年度考核，具体考核办法参考《暨南大学教育发展基金会人事管理制度》。

二、秘书长、副秘书长考核由基金会理事会负责。以岗位职责及年度工作报告为基本依据，对德、能、勤、绩、廉全面考查。内容包括遵纪守法、出勤率、工作业绩、业务能力、团结配合等。考核分优秀、合格、基本合格、不合格四个等级。

第三章  其他

    一、本制度由广东省暨南大学教育发展基金会负责解释。

二、本制度自公布之日起执行。

广东省暨南大学教育发展基金会

2021年7月17日